Gestion de Projets - Comment TimeTonic facilite la collaboration chez GRDF en pleine pandémie COVID

« TimeTonic est un outil collaboratif vraiment facile à utiliser très précieux pour nous maintenant car il nous permet de travailler de façon transverse » 
Étude de cas
Gestion de projets

Depuis sa création en 2008, GRDF (Gaz Réseau DistributionFrance) est le principal distributeur de gaz naturel en France.

La direction de la communication de GRDF a retenu TimeTonic pour planifier toutes ses opérations (presse, médias, événementiel, publications) tant en interne à destination des 11.000 collaborateurs de l’entreprise qu’en externe à destination du grand public, des clients et des différentes parties prenantes (collectivités locales, décideurs politiques, partenaires, etc.)

Le besoin d’un nouvel outil au service de la gestion transversale des projets

Les équipes des différents pôles d’expertises sont régulièrement amenés à travailler en mode projet sur les sujets les plus importants, ce qui rend également nécessaire le suivi transverse des plannings et des charges de travail.

L’actualité de la direction de la communication en 2020 est marquée par la crise du COVID autant sur l’interne que sur l’externe.

Comme nous explique Nathalie Vernois Frendo, directrice adjointe de la communication de GRDF, c’est ce fonctionnement en mode projet, l’actualité et le besoin de collaboration à distance qui les a amené à chercher un nouvel outil:

« Il nous fallait un outil facile d’utilisation et auquel tout le monde pouvait avoir accès. Le souci était aussi d’apporter de la transversalité, d’informer l’ensemble de l’équipe sur les projets afin qu’ils aient l’opportunité de se positionner sur certains sujets »

TimeTonic, la souplesse du tableur, la richesse d’une gestion visuelle

Après avoir testé plusieurs solutions GRDF s’est tourné vers la solution TimeTonic, avec la préoccupation que la solution apporte une réelle valeur ajoutée et suscite l'adhésion des collaborateurs.

Allassane Timité, Responsable MOA et pilotage outils, confirme :

« Nous avions testé plusieurs outils à priori séduisants mais qui finalement ne répondaient pas à nos besoins. Tous nos collègues revenaient au bon vieux tableur, avec ses travers : personne n’avait une vue complète de ce qui était planifié !
C’est pourquoi TimeTonic, qui combine à la fois le mode tableur que tout le monde comprend, mais aussi les différentes vues Kanban, Timeline, Calendrier, accessibles en un clic, était parfait pour nous »

 Selon Allassane Timité, ce qui a séduit dans la solution TimeTonic, c’était notamment :

  • Un fonctionnement qui reprend les codes du classeur donc du tableur, ce qui permet une appropriation très rapide par des utilisateurs qui fonctionnaient jusqu’alors principalement avec Excel.
  • L’ergonomie utilisateur permise par la variété des vues disponibles (tables, fiches, planning, cartographie), dont certaines sont bien adaptées à la gestion de projets (par exemple la vue Kanban)
  • La possibilité de renseigner l’outil sans s’y connecter et son interface avec Outlook : chaque carnet (espace de gestion) de TimeTonic disposant de sa propre adresse email, on peut le renseigner simplement en utilisant cette adresse comme destinataire ou en copie.
  • l’accès en mobilité, ce qui est absolument impossible avec un tableur Excel.
  • La possibilité de créer des espaces dédiés par équipe tout en permettant à la direction d’avoir une vue d’ensemble
  • Une solution totalement et facilement personnalisable pour répondre à ses besoins propres.

Une solution totalement et facilement personnalisable

La très grande agilité permettant de personnaliser très simplement la structure des données et leurs liens entre elles, aussi facilement que sur Excel et sans aucun développement informatique, a été un facteur clef du succès du déploiement de TimeTonic.

Nathalie Vernois Frendo :

« Cette facilité à personnaliser l’outil est très appréciable, on peut l’adapter à des besoins liés à notre fonctionnement »

Allassane Timité, Responsable MOA et pilotage outils :

« Et pour pouvoir personnaliser TimeTonic, on n'a pas besoin d'être expert, c’est très précieux » 

Des espaces dédiés par équipe, une vue d’ensemble pour la direction

Un des points forts de TimeTonic est la possibilité de créer des espaces de gestion par groupe d'utilisateurs, avec des vues et des droits d'accès spécifiques, tout en ayant une base commune unique, ce qui permet de conserver une vue d'ensemble complète pour la direction et d'éviter les pertes d'informations et les ressaisies multiples.

Nathalie Vernois Frendo :

« Sur le côté management il y a une facilité d'accès et une visibilité d’ensemble qui est vraiment très efficace. Nous pouvons suivre les projets au travers de l’outil »

 

TimeTonic, un outil désormais indispensable

 

Nathalie Vernois Frendo :

« TimeTonic est un outil collaboratif vraiment facile à utiliser, très précieux pour nous maintenant car il nous permet de travailler de façon transverse »

Un outil pouvant servir de lien et de fil conducteur en cette période si particulière, notamment lors des conf call hebdomadaires de la direction.

Nathalie Vernois Frendo conclut :

« C'est tellement agréable que chacun puisse avoir connaissance de l’ensemble des projets et ainsi se positionner sur certains d’entre eux s’ils le souhaitent »
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