Étude de cas, Engie Solutions - Extension agile de Salesforce CRM pour optimiser les offres commerciales

« TimeTonic nous permet de créer et déployer une solution en quelques jours comparativement à plusieurs mois (ou années !) avec les développements traditionnels »
Étude de cas

Entretien avec Estelle Esparcieux, alors Directrice de practice - Marketing amont chez ENGIE Cofely, devenu ENGIE Solutions.

1. Besoin business - Amélioration de la marge nette

Dans une démarche d’amélioration des méthodes de travail, la Business Unit B2B d’ENGIE, regroupant alors plusieurs entités du groupe (ENGIE Axima, ENGIE Cofely et Endel ENGIE), en collaboration avec le cabinet de conseil BCG (Boston Consulting Group), a souhaité aider les équipes commerciales à remettre des offres au meilleur prix afin de maximiser sa rentabilité.

Avec une analyse fine des données commerciales des dernières années, ENGIE Cofely et le BCG ont créé un calculateur Excel, basé sur une analyse des données de vente, suggérant, de manière automatique, les meilleurs marges à appliquer en fonction de multiples critères de marché.

2. Besoin IT - Extension agile du CRM et mesure de l’efficacité

Une fois terminée la réalisation du calculateur sur Excel, s’est rapidement posée la question de sa mise en œuvre.

Il fallait trouver une solution :

  1. Rapide à mettre en œuvre et facile à faire évoluer ;
  2. Simple à utiliser ;
  3. Assurant une confidentialité des données de vente.

Les autres points importants, outre la rapidité, la simplicité et la confidentialité, étaient de pouvoir :

  • Assurer la confidentialité des opportunités commerciales et des recommandations ;
  • Mesurer l’utilisation et l’efficacité du calculateur, en gardant la trace des données d’entrées et des recommandations proposées pour chaque offre ;
  • Permettre aux équipes commerciales de visualiser/ modifier certains paramètres d’entrée, et de voir instantanément les recommandations à jour ;
  • Lier ce calculateur au CRM existant (Salesforce) pour éviter une double saisie en entrée et sortie afin de ne pas imposer aux commerciaux de devoir ressaisir les données dans le calculateur ni les résultats dans le CRM ;
  • Conserver la possibilité de faire évoluer rapidement les modalités de calcul.

Première option : utiliser Excel. Mais il est vite apparu impossible pour le Business Unit de diffuser cette information via un simple fichier Excel car cela ne permettait pas d’assurer la confidentialité du modèle, cela forcerait une double saisie avec le CRM, et ne permettrait pas de mesurer l’utilisation et l’efficacité du modèle. Par ailleurs le coût de la formation de plusieurs  centaines de commerciaux risquait d’être important ;

Autre option : créer une application dédiée, avec un développement spécifique. Mais rapidement le coût de développement et surtout le délai de mise en place sont vite apparus comme déraisonnables. Et l’outil spécifique risquait d’être beaucoup trop rigide et de rendre quasi-impossible une mise à jour régulière du modèle.

« C’était soit Excel (mais trop compliqué car pas de confidentialité, de suivi, d’intégration dans Salesforce) soit une application spécifique (ce qui n’a pas été envisagé très longtemps car on dépassait les délais et l’outil n’aurait pas été assez à notre main pour le faire évoluer ce qui n’aurait pas manqué d’arriver plusieurs mois après sa mise en place). »

3. Le choix de TimeTonic 

Restait l’option agile, flexible, sécurisée : TimeTonic.

« On s’est très rapidement orienté vers TimeTonic plutôt que vers une solution pour laquelle on aurait mandaté quelqu’un pour nous construire une application ce qui aurait pris du temps et aurait été beaucoup moins adaptable pour nous. »

Les étapes :

  1. La création de l’espace de gestion admin et de la base de données permettant de conserver l’ensemble des requêtes et les résultats;
  2. La création de l’espace de gestion utilisateur filtré par identifiant pour que chaque commercial n’ait accès qu’à ses propres opportunités commerciales et celles de son équipe, pour les managers, s’est faite rapidement ;
  3. La création du formulaire de saisie et de restitution ;
  4. La configuration de l’automatisation Excel (voir plus bas) ;
  5. La liaison avec Salesforce.
Formulaire de saisie et de restitution dans TimeTonic

L’intégration native d'Excel dans TimeTonic permet d’associer des champs TimeTonic en input ou en output à des cellules d’un fichier Excel. Un moteur de règles compatible avec le fichier Excel est automatiquement appelé à chaque modification, puis les résultats des calculs sont retranscrits dans la base de données intelligente (smart-table) de TimeTonic. Grâce à cette option innovante, il a été un jeu d’enfant de conserver presque à l’identique le fichier d’origine.

Non seulement l’intégration a pu se faire rapidement, mais en gardant le calculateur directement dans un fichier Excel, les équipes d’ENGIE Cofely et du BCG avaient toute la liberté de faire évoluer leur calculateur sans avoir à attendre plusieurs semaines ou mois à chaque fois qu’elles souhaitaient modifier les paramètres du modèle.

Après une phase de test concluante, TimeTonic a été interfacé avec Salesforce en entrée et en sortie, permettant aux commerciaux de lancer l’ouverture de TimeTonic en un clic à partir de leur offre dans le CRM et de pouvoir calculer et visualiser rapidement les recommandations.  

 

4. Une implémentation réussie

La phase pilote s’est déroulée sur 2 mois environ, testée sur 3 agences comprenant une quarantaine de personnes et son succès a permis l’implantation de TimeTonic dans tout ENGIE Cofely.

Le pilote a permis de voir la puissance de la solution qui devait gérer un grand nombre de variables, de combinaisons et de règles de calcul conditionnelles.

5. TimeTonic, le bon choix

 « Avec sa vitesse d’implémentation, sa souplesse, son ergonomie et la satisfaction des utilisateurs, TimeTonic a fait l’unanimité parmi les équipes. »

 Le choix de cette solution est donc une vraie réussite, car selon les 3 problématiques au début du projet (vitesse d’installation, facilité d’utilisation et sécurisation des données) TimeTonic a parfaitement répondu au besoin.  

« Pour moi s’il faut mettre quelque chose en avant c’est le côté efficace, pragmatique et flexible de l’outil. Efficace et agile c’est l’idée générale. C’est une solution très adaptable qui peut se mettre sur des situations différentes rapidement avec des résultats rapides en quelques jours ou semaines comparativement à une solution développée spécifiquement pendant des mois voire des années ».

À propos d’ENGIE Cofely, devenu ENGIE Solutions

ENGIE Cofely, devenu ENGIE Solutions, filiale du groupe ENGIE, est un des leaders dans la transition énergétique en France.

L’entreprise est une société de services en efficacité énergétique et environnementale qui propose aux entreprises et aux collectivités des solutions pour mieux utiliser les énergies et réduire leur impact environnemental.

L’entité ENGIE Cofely est composée d’une force commerciale comprenant plusieurs centaines de personnes réparties sur une cinquantaine d’agence sur la France entière.

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